Tuotanto tai muu toimintaympäristö on yrityksen tärkein käyntikortti asiakkaille ja muille sidosryhmille. 5S on järjestelmällinen lähestymistapa työpaikan siisteyden, järjestyksen, turvallisuuden ja tuottavuuden parantamiseen. 5S koostuu nimensä mukaisesti viidestä vaiheesta, joiden japaninkieliset nimet alkavat s-kirjaimella:
- Seiri (Sort, Sortteeraa/lajittele):
Seiri-vaiheessa työpaikalta poistetaan kaikki tarpeettomat esineet ja materiaalit, jolloin jäljelle jää vain työn suorittamiseen tarvittavat asiat. Usein käytetään nk. Karanteenialuetta, jonne esineet viedään odottamaan poistoa. Näin minimoidaan riski hävittää jotain oikeasti tarpeellista. - Seiton (Set in order, Systematisoi/järjestä)
Seiton-vaiheessa jäljelle jääneet esineet järjestetään loogisesti ja tehokkaasti, jotta niitä on helppo löytää ja käyttää. Järjestelyperusteena käytetään usein sitä, miten usein esineita tarvitaan. Päivittäin tarvittavat halutaan pitää käden ulottuvilla, harvemmin tarvittavat voivat olla vaikka pöytälaatikossa. Käytännön toteutus voi sisältää erilaisia hylly- ja lattiamerkintöjä, värikoodauksia ja työpistesuunnittelua, jotka helpottavat tavaroiden säilyttämistä ja löytämistä. - Seiso (Shine, Siivoa)
Tässä vaiheessa työalue siivotaan perusteellisesti, ja siivouksesta tehdään päivittäinen rutiini. Työntekijät tarkastavat ja puhdistavat omat työalueensa sovitun mukaisesti työpäivän, -vuoron tai -viikon päätteeksi ja tarvittaessa niiden aikana. Myös työvälineet ja muut tarvikkeet palautetaan niille kuuluville paikoille. Tärkeää on myös, että siivoukseen käytettävät työvälineet ja tarvikkeet ovat helposti saatavilla ja huomioitu vaiheessa 2S. - Seiketsu (Standardize, Standardoi)
Seiketsu-vaiheessa luodaan kirjalliset standardit, eli kuvalliset työohjeet, tarkastuslistat ja muut sovitut dokumentoidut rutiinit vaiheiden 1S – 3S ylläpitämiseksi. Hyvä perusajatus on se, että työpiste tai työalue “dokumentoi itse itsensä”, eli mitä paremmin vaiheet 1S ja 2S on tehty, sitä vähemmän erillistä dokumentaatiota tarvitaan tässä vaiheessa. Tämän vaiheen dokumentaatio on tärkeässä osassa myös perehdyttämisessä ja työn vakioinnissa ja tätä kautta vaihtelun (kts. Vaihtelu) vähentämisessä. - Shitsuke (Ylläpidä).
Tässä vaiheessa keskitytään luomaan kurinalainen kulttuuri, jossa yhdessä sovittuja periaatteita ja ohjeistusta noudatetaan jatkuvasti ja kehitetään edelleen osana päivittäistä työtä. Tällä varmistetaan, että 5S-käytännöt säilyvät ajan myötä ja jatkuva parantaminen rakentuu vahvaksi osaksi organisaation kulttuuria. Käytännössä tämä tarkoittaa säännöllisiä 5S-tarkastuksia, työntekijöiden sitouttamista ja osallistamista sekä jatkuvaa koulutusta, jotta 5S periaatteet saadaan pysyväksi osaksi päivittäistä toimintaa.
- Seiri (Sort, Sortteeraa/lajittele):
A3 on Lean-työkalu, joka käyttää yksittäistä A3-kokoista “paperia” ongelman kuvaamiseen ja ratkaisemiseen. A3-menetelmän visuaalisuus ja tiivis lähestymistapa antavat rungon ja rakenteen vaativan ongelman systemaattiseen ratkaisemiseen. A3 seuraa usein PDCA-sykliä (Plan-Do-Check-Act) ja auttaa jäsentämään ongelmanratkaisua vaiheittain. Sen avulla voidaan myös seurata etenemistä ja varmistaa, että kaikki sidosryhmät ovat tietoisia tilanteesta.
A3 hyödyntää usein myös muita Lean-menetelmiä kuten 5 x Miksi tai arvovirtakartoitus (kts. 5xMiksi ja Arvovirtakartta). A3 on useimmissa tapauksissa tiimin harjoitus, jolla on nimetty vastuuhenkilö. A3-menetelmä edistää näin myös yhteistyötä ja tiedon jakamista organisaation sisällä.
Andon on visuaalinen järjestelmä, joka ilmoittaa reaaliaikaisesti tuotantoprosessin tilasta. Sen päätavoitteena on parantaa tuotantoprosessien läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa nopea reagointi ongelmatilanteisiin. Andon auttaa estämään virheiden leviämisen ja parantaa prosessien hallintaa.
Keskeistä Andon-järjestelmälle on visuaalisuus ja helppokäyttöisyys. Ongelma tulee havaita helposti ja siitä tulee olla helppo ilmoittaa tarvittaessa eteenpäin, jotta siihen voidaan puuttua välittömästi. Tyypillinen toteutus voi olla esim. liikennevalotolppa tuotantosolussa, jossa ongelman havaittua valo vaihtuu punaiseksi ja huollolle lähtee automaattinen kutsu tulla tarkastamaan ongelma.
Leanissa arvolla tarkoitetaan asiakkaan palvelusta ja/tai tuotteesta saamaa arvoa. Asiakasarvo on se, mitä asiakas pitää tärkeänä ja mistä hän on valmis maksamaan. Lean-filosofiassa pyritään maksimoimaan arvo asiakkaalle
Arvovirta kattaa kaikki toiminnot ja vaiheet, jotka ovat tarpeen tuotteen tai palvelun tuottamiseksi. Arvovirran tunnistamiseksi yleensä piirretään arvovirtakartta (kts. Arvovirtakartta) joka erittelee arvovirrasta asiakkaalle aidosti arvoa tuottavan työn (kts. Arvo) ja hukan (kts. Hukka).
Andon: Andon on visuaalinen ja/tai ääni-ilmoitusjärjestelmä, joka osoittaa tuotannon tilan ja mahdolliset ongelmat. Se auttaa havaitsemaan virheet nopeasti ja reagoimaan niihin.
Batch Size: Batch Size tarkoittaa tuotannon erän kokoa. Leanissa pyritään optimoimaan eräkoko niin, että tuotanto on tehokasta ja joustavaa.
Continuous Improvement: Jatkuva parantaminen on Lean-ajattelun perusta. Se tarkoittaa, että prosesseja kehitetään jatkuvasti pienin, mutta jatkuvin askelin.