Hukka, hajonta ja joustamattomuus: kolme asiaa jotka syövät tuottavuutta hiljaisesti

Väitän, että useimmat organisaatiot jättävät huomiotta kolme kokonaisuutta jotka vaikuttavat suoraan tuottavuuteen, laatuun ja kannattavuuteen. Ne ovat hukka, hajonta ja joustamattomuus. Lean-ajattelussa näistä käytetään japaninkielisiä termejä Muda, Mura ja Muri. Useimmat Leaniin tutustuneet organisaatiot tunnistavat näistä ensimmäisen, mutta kaksi muuta jäävät lähes aina katveeseen. Ja juuri siellä suurimmat mahdollisuudet usein piilevät.

Hukka: se jonka useimmat tunnistavat

Hukasta puhutaan silloin tällöin. Useimmat tunnistavat ainakin ajatuksen siitä, että kaikkea tehtyä työtä ei oikeasti tarvita. Lean-perinteessä tunnistetaan kahdeksan hukan tyyppiä: ylituotanto, odottaminen, kuljetus, yliprosessointi, varastointi, liike, laatuvirheet ja osaamisen vajaa käyttö. Mutta harvassa organisaatiossa hukkaa mitataan järjestelmällisesti tai sitä poistetaan rakenteellisesti. Tyypillinen tilanne on se, että joku huomaa palaverissa turhia työvaiheita, asia kirjataan ylös ja sitten palataan arkeen. Hukka jää yksittäisten havaintojen tasolle koska sitä ei sidota osaksi johtamisjärjestelmää. Käytännössä tämä näkyy esimerkiksi tuotannossa turhina asetuksina jotka johtuvat siitä, että eräkoot eivät vastaa todellista kysyntää. Tai toimistossa raporttina jonka tekemiseen menee kaksi tuntia viikossa mutta jota kukaan ei lue. Nämä ovat pieniä yksittäin mutta yhteenlaskettuna merkittäviä.

Hajonta: näkymätön juurisyy

Hajonnasta puhutaan vielä harvemmin. Silti se on monien ongelmien todellinen juurisyy. Lean-termein kyse on Murasta, eli epätasaisuudesta. Se tarkoittaa vaihtelua kysynnässä, työkuormassa ja prosessissa. Kun sama työ tehdään joka kerta eri tavalla, lopputulos vaihtelee. Kun lopputulos vaihtelee, syntyy korjauksia, reklamaatioita ja selvittelyä. Hajonta piiloutuu prosessiin niin syvälle, että sitä pidetään normaalina vaihteluna. Konkreettinen esimerkki: myyntiorganisaatio jossa kolme myyjää tekee tarjouksen kolmella eri tavalla. Asiakas saa eri kokemuksen riippuen siitä kuka vastaa puhelimeen. Kukaan ei tee virhettä, mutta koska yhteistä tapaa ei ole, lopputulos vaihtelee joka kerta. Tämä vaihtelu ei näy yksittäisessä tarjouksessa mutta näkyy asiakaspysyvyydessä ja katteessa pitkällä aikavälillä. Hajontaa ei voi poistaa lisäämällä tarkastuksia lopputulokseen. Se poistetaan vakioimalla tapa jolla työ tehdään.

Joustamattomuus: ketjureaktioiden lähde

Joustamattomuus eli Muri tarkoittaa ylikuormitusta ja sitä, että organisaatio ei pysty reagoimaan kysynnän tai tilanteen muutoksiin ilman, että koko ketju menee sekaisin. Yksi poissaolo, yksi piikki tilauksissa tai yksi konerikko aiheuttaa ketjureaktion jota kukaan ei hallitse. Tämä näkyy erityisesti organisaatioissa joissa osaaminen on keskittynyt yksittäisille henkilöille. Kun avainhenkilö on poissa, prosessi hidastuu tai pysähtyy koska kukaan muu ei osaa tehdä samaa työtä. Joustamattomuus ei siis ole vain kone- tai kapasiteettiongelma. Se on myös osaamisen ja työn organisoinnin ongelma. Käytännössä joustamattomuutta vähennetään moniosaamisen kehittämisellä, työn vakioinnilla ja sillä, että kriittiset prosessit eivät ole yhden ihmisen varassa.

Yhteinen nimittäjä: rakenne

Näiden kolmen yhteinen piirre on se, että ne ovat lähes aina rakenteellisia. Ne eivät johdu ihmisistä jotka tekevät huonoa työtä. Ne johtuvat tavasta jolla työ on järjestetty. Mitä tapahtuu jos nämä kolme jäävät hoitamatta seuraavat 12 kuukautta? Todennäköisesti sama kuin viimeiset 12 kuukautta. Kiire jatkuu, laatu vaihtelee ja kate pienenee vähitellen ilman, että kukaan osaa osoittaa tarkkaan mistä se johtuu. Ensimmäinen askel on tunnistaa missä nämä kolme näkyvät teidän arjessa. Valitse yksi näistä ja kysy tiimiltäsi missä se näkyy. Vastaus tulee yleensä sekunneissa.