Virtaustehokkuus ja resurssitehokkuus: kumpi ohjaa organisaatiotanne?

"Kapasiteetti ei riitä." Siitä seuraa yleensä keskustelu rekrytoinneista, investoinneista tai ylitöistä.

Entä jos kapasiteetti oikeasti riittäisi? Entä jos ongelma olisi siinä miten olemassa oleva kapasiteetti käytetään?

Monissa organisaatioissa joissa olemme käyneet, ihmiset tekevät kovasti töitä mutta suuri osa ajasta menee asioihin jotka eivät suoraan tuota arvoa asiakkaalle. Palavereihin joista ei tule päätöksiä, raportointiin jota kukaan ei lue, selvittelyyn joka johtuu epäselvistä ohjeista ja korjaustyöhön joka johtuu siitä että asia ei mennyt kerralla oikein.

Kun nämä lasketaan yhteen, kuvio on usein yllättävä. Ihmiset ovat kiireisiä mutta arvoa tuottava työ on murto-osa kokonaisajasta.

Resurssitehokkuus: kaikki tekevät töitä koko ajan

Useimmat organisaatiot ohjaavat toimintaansa resurssitehokkuuden näkökulmasta. Se tarkoittaa sitä, että tavoitteena on pitää ihmiset ja koneet mahdollisimman korkealla käyttöasteella. Jokainen tunti pitää olla täynnä. Jokainen henkilö pitää olla kiireinen.

Tämä kuulostaa järkevältä. Miksi maksaa palkkaa jos joku seisoo toimettomana?

Ongelma syntyy siitä, että resurssitehokkuus ei kerro mitään siitä kuinka nopeasti työ etenee asiakkaan näkökulmasta. Kaikki voivat olla kiireisiä ja silti tilaukset seisovat viikkoja jonossa. Ihmiset ovat tehokkaita mutta prosessi on hidas.

Virtaustehokkuus: työ etenee ilman turhia pysähdyksiä

Virtaustehokkuus kääntää näkökulman toisinpäin. Sen sijaan että kysyttäisiin "onko ihminen kiireinen", kysytäänkin "eteneekö työ". Kuinka suuri osa kokonaisajasta on sellaista jossa tilaus, projekti tai tehtävä oikeasti etenee kohti valmistumista?

Kun tätä mitataan, luvut ovat usein hämmentäviä. Useimmissa prosesseissa joita olemme mitanneet, työ odottaa 75–90 prosenttia kokonaisajasta. Se odottaa hyväksyntää, tietoa, siirtoa tai edellisen vaiheen valmistumista.

Tämä ei johdu laiskuudesta. Se johtuu siitä, että organisaatio on optimoitu pitämään ihmiset kiireisinä, ei pitämään työtä liikkeessä.

Miksi molempia ei voi maksimoida yhtä aikaa

Tämä on yksi Lean ajattelun keskeisimpiä oivalluksia: resurssitehokkuuden ja virtaustehokkuuden yhtäaikainen maksimointi on käytännössä mahdotonta. Kun jokainen henkilö on täyskuormitettu, jonot kasvavat ja läpimenoaika pitenee. Kun työ virtaa nopeasti, tarvitaan ajoittain vapaata kapasiteettia joka pystyy ottamaan vastaan työtä heti kun sitä tulee.

Tämä tarkoittaa, että pieni tyhjäkäynti on rakenteellisesti tarpeellista. Se ei ole hukkaa. Se on edellytys sille, että työ etenee nopeasti.
Useimmat organisaatiot jotka kamppailevat kapasiteetin kanssa, eivät oikeasti tarvitse lisää ihmisiä. He tarvitsevat parempaa virtausta. Kun poistat turhat työvaiheet, lyhennät jonoja ja vähennät keskeneräisen työn määrää, vapautat kapasiteettia joka oli siellä koko ajan.
Miten selvität kumpi ohjaa teitä

Yksi yksinkertainen testi: kysy kuinka kauan yhden tilauksen tai tehtävän läpimeno kestää alusta loppuun, ja kuinka paljon siitä ajasta joku oikeasti tekee jotain. Jos suhde on 1:5 tai huonompi, organisaationne on vahvasti resurssitehokkuuden ohjaama.
Kokeile tätä: pyydä tiimiäsi kirjaamaan yhden päivän ajan jokainen työvaihe ja merkitsemään sen viereen onko kyseessä työ josta asiakas hyötyy. Tulos yllättää lähes aina.