x
Medical device -sektorin suuryritys
Palkanlaskennan laatu kuntoon, virheet putosivat 90 %
Lähtötilanne
Palkanlaskenta suoritettiin yrityksen HR-tiimin toimesta ja työntekijöiden ja toimihenkilöiden palkat laskivat eri henkilöt. Prosesseja haluttiin yhdenmukaistaa, niiden laatua parantaa ja varmistaa eri vaiheiden oikea-aikaisuus palkanlaskukauden aikana.
Palkanlaskennassa syntyi usein virheitä, sekä laskijan toimesta että esimiesten toimesta, ja virheet huomattiin pääsääntöisesti vasta laskennan jälkeen työntekijän toimesta. Virheitä oli noin viidessä prosentissa laskelmista. Esimiehet eivät aina pitäneet kiinni sovituista aikatauluista ja hyväksyntiä sekä muutoksia laskentaperusteisiin toimitettiin myöhässä ja virheellisinä. Usein laskentaa jouduttiin korjaamaan jälkikäteen.
Palkanlaskentaan kului haluttua enemmän työaikaa ja vähennystarve oli noin 30 %.
Mitä tehtiin
Molemmat prosessit; työntekijöiden ja toimihenkilöiden palkanlaskenta kuvattiin arvovirtakuvauksen avulla. Isoimmat kipupisteet ja ongelmakohdat nostettiin esille ja niille suunniteltiin korjaavat toimenpiteet.
Uudet prosessit dokumentoitiin ja rytmitettiin tavoiteaikatauluineen päivittäin kuukausikalenteriin. Näille luotiin Lean-päivittäisjohtamisen avulla seurantamalli, jossa poikkeamiin puutututtiin välittömästi niiden synnyttyä.
Tulokset
Palkanlaskentavirheiden määrä putosi noin 90 %. 5 % → 0,5 prosenttiin kaikista laskelmista.
Esimiesten ja palkanlaskennan vastuiden ja tavoiteaikataulujen seurannan myötä käytännössä kaikki tehtävät, mukaan lukien tuntihyväksynnät, toteutetaan sovitussa aikataulussa.
Laadun parantumisen myötä työaikaa kuluu kokonaisuutena vähemmän.
