Tausta:

Palkanlaskenta suoritetaan yrityksen HR -tiimin toimesta ja työntekijöiden ja toimihenkilöiden palkat laskevat eri henkilöt. Prosesseja halutaan yhdenmukaistaa, niiden laatua parantaa ja varmistaa eri vaiheiden oikea-aikaisuus palkanlaskukauden aikana.

Ongelma:

Palkanlaskennassa syntyy usein virheitä, sekä laskijan, että esimiesten toimesta ja virheet huomataan pääsääntöisesti vasta laskennan jälkeen työntekijän toimesta. Virheitä on noin viidessä prosentissa laskelmista. Esimiehet eivät aina pidä kiinni sovituista aikatauluista ja hyväksyntiä sekä muutoksia laskentaperusteisiin toimitetaan myöhässä ja/tai virheellisinä. Usein laskentaa joudutaan korjaamaan jälkikäteen. Palkanlaskentaan kuluu haluttua enemmän työaikaa (vähennystarve n. 30%)

Tavoite:

Virheiden lukumäärän pudotus viidesosaan (--> 1%) ja selkeän prosessin ja laskennan kuukausirytmin luominen ja dokumentointi. Rytmin seuranta Lean -päivittäisjohtamisen avulla.

Toteutus:
Molemmat prosessit (työntekijät ja toimihenkilöt) kuvattiin arvovirtakuvauksen avulla ja isoimmat kipupisteet ja ongelmakohdat nostettiin esille ja niille suunniteltiin korjaavat toimenpiteet. Uudet prosessit dokumentoitiin ja rytmitettiin tavoiteaikatauluineen päivittäin kuukausikalenteriin ja näille luotiin Lean-päivittäis- johtamisen avulla seurantamalli, jossa poikkeamiin puututtiin välittömästi niiden synnyttyä.

Tulos: Palkanlaskentavirheiden määrä putosi noin  90% (5 --> 0,5% kaikista laskelmista). Esimiesten ja palkanlaskennan vastuiden ja tavoiteaikataulujen seurannan myötä käytännössä kaikki tehtävät (mm. tuntihyväksynnät) toteutetaan sovitussa aikataulussa. Laadun parantumisen myötä työaikaa kuluu kokonaisuutena vähemmän.