x
Metalliteollisuuden laitevalmistaja
Tuotemuutosten hallinta: läpimenoaika lyheni & tiedonkulku parani
Lähtötilanne
Muutostenhallinnan läpinäkyvyys oli heikkoa. Muutoksia tuli eri lähteistä ja niiden hallinta oli vaikeaa. Tuotemuutosten läpimenoaika oli pitkä ja muutosta pyytänyt taho ei nähnyt työn edistymistä tai aloittamista.
Tuotemuutokset kestivät hyväksyntineen hyvin pitkään, usein kuukausia. Muutosta pyytänyt taho, esimerkiksi tuotanto, ei nähnyt mitä muutospyynnölle tapahtuu tai toteutetaanko muutosta lainkaan. Palautekanavaa muutosta pyytäneen tahon suuntaan ei ollut. Muutospyyntöihin oli tarjolla lomake, mutta sitä ei pääosin käytetty. Muutoksista sovittiin kahvitauolla tai muuten työn ohessa.
Muutostenhallinnan työkuorma oli tiimin esimiehen hallussa, vihkossa ja omissa Exceleissä. Näkyvyyttä muutoksiin yritystasolla ei ollut ja erilaisissa poikkeustilanteissa, kuten sairaslomien tai lomakausien aikana, tilanne oli hyvin epäselvä.
Muutosten pitkä läpimenoaika aiheutti kitkaa organisaatiossa ja näkyi usein myös asiakkaalle asti.
Mitä tehtiin
Projekti alkoi kuvaamalla muutostenhallinnan pääprosessi sekä siihen vaikuttavat tekijät. Löytyneet ongelmat priorisoitiin ja suurimpien osalta tehtiin juurisyyanalyysi, josta paljastui monta merkittävää kehityskohdetta.
Suurimpana parannuksena muutostenhallinnan johtamismalli uudistettiin Lean-päivittäisjohtamiseksi. Tätä tukemaan luotiin järjestelmätyökalut, jotka mahdollistavat muutosten läpinäkyvyyden ja johtamisen myös etätyöaikana.
Uusien muutosten tuomiseksi prosessiin luotiin vakioitu malli, jossa myös palaute menee muutosta pyytäneelle taholle.
Tulokset
Merkittävä tiedonkulun parantuminen ja muutoksiin liittyvän tilannetiedon jakaminen tehokkaasti koko organisaatiossa.
Muutosten selkeä priorisointi ja nopeampi läpimenoaika prosessissa.
Yleinen tyytyväisyys muutostenhallintaan kasvoi merkittävästi.
Tiiminvetäjän johtamistyö helpottui merkittävästi.
