Ongelma:

Muutostenhallinnan läpinäkyvyys heikkoa. Muutoksia tulee eri lähteistä ja niiden hallinta on vaikeaa. Tuotemuutosten läpimenoaika on pitkä ja muutosta pyytänyt taho ei näe työn edistymistä tai aloittamista. 

Tavoite:

Kuvata tuotemuutosten hallinta arvovirtoina ja tunnistaa kehityskohteet sekä toteuttaa valitut toimenpiteet prosessin kehittämiseksi.

Tausta: 

Tuotemuutokset kestävät hyväksyntineen hyvin pitkään, usein kuukausia. Muutosta pyytänyt taho (esim. tuotanto) ei näe, mitä muutospyynnölle tapahtuu tai toteutetaanko muutosta lainkaan. Palautekanavaa muutosta pyytäneen tahon suuntaan ei ole. Muutospyyntöihin on tarjolla lomake, mutta sitä ei pääosin käytetä. Muutoksista sovitaan kahvitauolla tai muuten työn ohessa. Muutostenhallinnan työkuorma on tiimin esimiehen hallussa, vihkossa ja omissa Exceleissä. Näkyvyyttä muutoksiin yritystasolla ei ole ja erilaisissa poikkeustilanteissa (esim. sairaslomat, lomakaudet) tilanne on hyvin epäselvä. Muutosten pitkä läpimenoaika aiheuttaa kitkaa organisaatiossa ja näkyy usein myös asiakkaalle asti.

Toteutus:
Projekti alkoi kuvaamalla muutostenhallinnan pääprosessi sekä siihen vaikuttavat tekijät. Tämän jälkeen löytyneet ongelmat priorisoitiin ja niistä suurimpien osalta tehtiin juurisyyanalyysi, josta paljastui monta merkittävää kehityskohdetta. Suurimpana parannuksena muutostenhallinnan johtamismalli uudistettiin Lean päivittäisjohtamiseksi. Tätä tukemaan luotiin järjestelmätyökalut, jotka mahdollistavat muutosten läpinäkyvyyden ja johtamisen myös etätyöaikana. Uusien muutosten tuomiseksi prosessiin luotiin vakioitu malli, jossa myös palaute menee muutosta pyytäneelle taholle.

Tulos: 

Merkittävä tiedonkulun parantuminen ja muutoksiin liittyvän tilannetiedon jakaminen tehokkaasti koko organisaatiossa. Muutosten selkeä priorisointi ja muutosten nopeampi läpimenoaika prosessissa. Yleinen tyytyväisyys muutostenhallintaan kasvoi merkittävästi. Myös tiiminvetäjän johtamistyö helpottui merkittävästi.